Una storia di successo sullo sviluppo dello European Student Identifier all’università Eötvös Loránd a Budapest
Lo sviluppo dello European Student Identifier (ESI) è uno degli elementi chiave per la digitalizzazione dei processi di gestione della mobilità Erasmus+. Rendere operativo questo elemento faciliterà la mobilità studentesca internazionale e la cooperazione transnazionale delle istituzioni dell’Higher Education. Con l’aiuto di questo identificativo, le informazioni rilevanti e necessarie per la gestione elettronica saranno alla portata tanto degli amministratori quanto degli studenti nel corso della propria esperienza Erasmus.
Ai fini di un efficace sviluppo dell’ESI, è fondamentale che vi sia una comunicazione effettiva e diretta tra l’area responsabile del coordinamento della mobilità degli studenti e quella che si occupa di identity management.
L’università Eötvös Loránd University (ELTE) di Budapest è una delle prime all’interno del network di EUF ad aver completato lo sviluppo del processo dello ESI. Nell’intervista che segue, Orsolya Posch, referente del Dipartimento Centrale per l’Erasmus+ e i Programmi Internazionali (ENPO), e David Ritter, CIO, ci guidano attraverso i passi seguiti, le sfide intraprese e ci ricondano dell’importanza dell’ESI.
D: Chi ha avviato l’implementazione? Cosa è stato necessario fare concretamente?
Orsolya: Il processo è stato avviato dal Dipartimento Centrale per l’Erasmus+ e i Programmi Internazionali (ENPO) per contribuire alla digitalizzazione dei flussi di gestione dei nostri progetti Erasmus+.
Fondamentalmente abbiamo inviato un’e-mail alla direzione informatica, nello specifico a David Ritter, spiegandogli l’importanza dell’avvio dell’ESI e includendo tutti i collegamenti ad essa pertinenti, dalle pagine Wiki di GEANT e EUF che spiegano nel dettaglio i passi da seguire.
L’implementazione è stata particolarmente importante per noi perché ELTE è il leader del progetto Erasmus+ App, e per poter testare le nuove funzionalità dell’App, abbiamo dovuto abilitare l’ESI prima dell’evento di lancio della nuova App Erasmus+.
Abbiamo iniziato il coordinamento verso la fine di agosto e abbiamo attivato relativa all’ESI a metà settembre. In totale, ci sono volute dalle due alle tre settimane per gestire la procedura di avviamento.
D: La richiesta ricevuta circa l’avvio dell’ESI è stata semplice e chiara fin dal principio? C’è qualche informazione in più che avrebbe facilitato il vostro lavoro?
David: Il dipartimento IT ha ricevuto le informazioni da due canali indipendenti: uno dall’ENPO e l’altro dal KIFÜ, la rete nazionale ungherese per la ricerca e l’istruzione (NREN). Queste due fonti di informazione corrono parallele, dando voce alla stessa richiesta.
La descrizione dell’attività era chiara e diretta e non abbiamo avuto bisogno di ulteriori informazioni per avviare l’implementazione. Dopo aver ricevuto la richiesta, ci sono voluti tre giorni lavorativi per completare l’attività. Lavoriamo con eduGAIN da più di 10 anni ormai. Nel nostro caso, molti degli attributi previsti dall’ESI erano già stati abilitati.
Per quelle istituzioni che non dispongono di un servizio di Identity Provider interno, credo che la procedura possa risultare più complicata. Ecco perché suggerirei ad altre istituzioni dell’Higher Education di informarsi il prima possibile, per essere sicuri che siano in grado di distribuire l’ESI entro un periodo di tempo utile.
D: Qual è stata la sfida più grande della procedura e come l’avete superata?
O: La sfida più grande è stata riuscire a spiegare efficacemente la nostra richiesta all’area IT. Ci sono volute complessivamente due settimane per raccogliere le informazioni e scrivere l’email per l’IT.
Abbiamo compilato l’email utilizzando più fonti, come il sito di MyAcademicID, la pagina di GÉANT sull’ESI, il NREN (ungherese) (KIFÜ) e il sito in fase di test dell’ESI.
Nel nostro caso, è stato facile trovare il dipartmento idoneo ad evadere la richiesta, ovvero quello responsabile della gestione delle identità. Tuttavia, potrebbe non valere lo stesso per altre università e questo aggiungerebbe un’ulteriore sfida da affrontare.
D: Dal momento che il nostro sistema presenta un ambiente idoneo all’interoperabilità, non abbiamo riscontrato alcun problema particolare.
D: Come descriveresti il processo ottimale di implementazione dell’ESI in un’università? Chi fa che cosa e in quale ordine?
O: Il processo ottimale sarebbe il seguente:
Fase 1) il processo viene avviato dall’IRO – Ufficio Relazioni Internazionali (o da qualsiasi unità che lavora con la mobilità studentesca) a livello di istituzione individuando l’unità che si occupa di identity management e fornendo le istruzioni necessarie per il corretto sviluppo dell’ESI;
Fase 2) le attività tecniche – la pubblicazione dei parametri necessari per far parte di eduGAIN (nel caso in cui l’istituto disponga di tale software) – sono portate avanti dal dipartimento IT;
Fase 3) condivisione delle notizie con i beneficiari (studenti, coordinatori, organizzazioni studentesche o qualsiasi altra unità pertinente all’interno dell’università).
Tuttavia, affinché si verifichi il processo ottimale, credo sia essenziale stabilire una buona cooperazione tra l’IRO e il dipartimento IT. Questo garantirà un processo rapido e senza spreco di risorse.
Per concretizzare lo sforzo della digitalizzazione dell’Erasmus+, è fondamentale disporre di canali di comunicazione efficaci e ben funzionanti tra queste unità come solida base per tutti i possibili sviluppi.
D: Dal punto di vista informatico, il processo dipende in gran parte dall’infrastruttura e dalle soluzioni a disposizione dell’ente che vuole implementare l’ESI. Ad esempio, se si dispone di identity provider (IdP) adeguati e soluzioni operative performanti, il lavoro non sarà difficile. Su una scala da 1 (non difficile) a 7 (molto difficile), valuterei la difficoltà 1 o 2 per questo scenario. In caso contrario, l’istituzione dovrebbe lavorare molto più duramente e impiegare più tempo per integrare i sistemi. In questo caso, la difficoltà dello scenario ipotizzato sarebbe intorno a 5.
In ogni caso, posso dire che le informazioni sono accessibili a tutti e la procedura è chiaramente descritta nei documenti tecnici, che includono chiare linee guida che spiegano passo passo l’utilizzo dei diversi attributi verso il raggiungimento dell’obiettivo (ad esempio, l’implementazione della ESI).
D: Perché ritenete sia importante avere l’ESI in università?
O: Secondo me, abilitare l’ESI è la chiave per un flusso di dati continuo durante il periodo della mobilità Erasmus+. In particolare, è importante per il funzionamento degli strumenti digitali, inclusa l’Erasmus+ App.
Inoltre, è essenziale per la creazione della European Student Card per l’app digitale. Quando abbiamo informato gli studenti che l’ESI era operativo, hanno reagito in maniera entusiasta all’idea di conoscere le nuove funzionalità e implicazioni che l’ESI porta con sé.
Lo European Student Identifier rappresenta una pietra miliare lungo il percorso verso digitalizzazione, inclusione ed accessibilità.
D: Penso che l’interoperabilità e l’accessibilità siano aspetti molto rilevanti per l’intera European Higher Education Area. L’ESI è di importanza cruciale, in primo luogo, per la cooperazione nel futuro prossimo.
Per conoscere meglio lo European Student Identifier e i passi da seguire per l’implementazione, consulta i seguenti link:
